Gestão do fluxo de caixa
Um guia prático para você aplicar no seu consultório
Encarar a gestão do consultório do ponto de vista de uma empresa pode parecer complexo no início, mas certamente recompensador em termos de resultados e de perenidade do negócio. Precificar o tratamento, custo de aquisição de clientes, financiamento de procedimentos, gestão de inadimplência e marketing digital são temas que podemos abordar em edições futuras. Mas por onde começar?
“Se eu tivesse de administrar uma empresa com base em três medidas, essas medidas seriam a satisfação do cliente, a satisfação do colaborador e o fluxo de caixa.” Esta célebre frase foi dita por Jack Welch, ex-CEO da General Electric e um dos mais respeitados executivos em gestão de empresas do mundo.
Hoje vamos falar sobre o pilar financeiro preconizado por Welch: o fluxo de caixa. A gestão dele é essencial para qualquer consultório odontológico, seja de um profissional que trabalha sozinho, seja de uma rede com diversas clínicas. Com ele é possível ter uma visão ampla da saúde financeira da clínica, entender a rentabilidade do negócio, prever o futuro do caixa e até servir como medida de valor da clínica em uma eventual venda.
Listamos abaixo um passo a passo para estruturar esse processo, que envolve o controle minucioso das entradas e saídas de dinheiro para garantir que o negócio se mantenha sustentável e capaz de crescer ao longo do tempo.
SEPARE OS GASTOS DO CONSULTÓRIO DOS GASTOS PESSOAIS
Um erro comum, especialmente quando se trabalha sozinho, é utilizar o mesmo banco ou os mesmos cartões de crédito para os gastos pessoais/familiares e os gastos da clínica. Esse comportamento dificulta o controle das finanças, distorce a rentabilidade da clínica e pode causar uma falta de caixa para compras de insumos ou aluguel, necessários para a prestação de serviços futuros.
Para não misturar as finanças pessoais com as do consultório, abra uma conta exclusiva para as movimentações do seu negócio, como recebimento de pacientes e pagamentos de materiais. Também defina uma retirada fixa mensal, como um salário, evitando utilizar o caixa do consultório para cobrir gastos pessoais imprevistos.
USE UM CONTROLE DIÁRIO
Manter um controle diário das movimentações financeiras evita surpresas desagradáveis. Utilize uma planilha ou software de gestão financeira para registrar:
- Entradas: valor e data de recebimento – com a descrição do paciente, procedimento, tipo de paciente (particular ou convênio) e forma de pagamento.
- Saídas: valor e data de pagamento – com descrição de categoria, data de vencimento e se o gasto é fixo ou variável.
A digitalização dos prontuários também contribui para a redução de erros, libera espaço físico e diminui custos de armazenamento, além de evitar a perda de documentos importantes.
DESTRINCHANDO AS ENTRADAS
Parte da precificação dos procedimentos odontológicos e de sua rentabilidade está relacionada com o prazo de recebimento das receitas do serviço prestado. As receitas via cartão de crédito, cheque, boletos e convênios têm diferentes prazos de recebimento. Leve em consideração que o parcelamento dos procedimentos pode atrair mais clientes, mas vai exigir mais dinheiro em caixa (capital de giro) para suportar os gastos antes de as receitas desses procedimentos começarem a entrar.
Não deixe de registrar em seu controle no horizonte de pelo menos 6 meses as receitas dos procedimentos que não forem pagos à vista. Considere também a possibilidade de parte dos pagamentos via boleto não ser quitada, pois a inadimplência também precisa ser gerida.
Tenha cuidado com a antecipação de recebíveis. Algumas maquininhas de cartão de crédito permitem antecipar o recebimento das parcelas. Os bancos geralmente cobram uma taxa de juros mais elevada por essa antecipação, então certifique-se de que o procedimento tenha rentabilidade suficiente para que os seus custos, somados aos juros da antecipação não superem o valor recebido.
DESTRINCHANDO AS SAÍDAS
As despesas podem ser fixas ou variáveis. Despesas fixas são aquelas que ocorrem no seu consultório independentemente do número de atendimentos, como aluguel, salários e financiamentos. Despesas variáveis são aquelas atreladas ao atendimento, como o material utilizado. Note que, quanto menor forem suas despesas fixas, mais fácil será rentabilizar o consultório, necessitando de menos pacientes para tanto.
Assim como as entradas, é importante prever em seu controle diário as saídas em um horizonte de 6 meses. Com as entradas e saídas previstas em seu controle, é possível projetar um fluxo de caixa futuro, o que lhe dará tranquilidade na tomada de decisão.
Sempre que considerar pedir um empréstimo para a ampliação do consultório, cobrir um imprevisto ou aproveitar o desconto de um fornecedor, considere os juros envolvidos e se a parcela caberá no seu fluxo de caixa projetado.
PRONTO PARA GESTÃO
Uma boa gestão de fluxo de caixa não apenas mantém o consultório financeiramente saudável, mas também permite identificar oportunidades de crescimento e evitar crises. O segredo está no planejamento, na disciplina e no uso de estratégias adequadas para monitorar o desempenho financeiro para tomar boas decisões.
Diego Lyra
Engenheiro pela Poli-USP, tem MBA em Finanças Corporativas pela Fundação Getulio Vargas (FGV) e atualmente é responsável pela área de Expansão e Cadeia de Valor na Odontoprev
