Velocidade + flexibilidade + eficiência = método Ágil
Focar em melhorar os processos conforme eles acontecem e fazendo mudanças rápidas é um dos principais pilares dessa metodologia
Na década de 1990, o mundo viveu o boom da internet. A informação e as demandas aconteciam simultaneamente, em uma velocidade nunca vista antes, o que deixou obsoleta a maneira como as empresas se organizavam, realizando um projeto de cada vez, esperando a conclusão de um para iniciar outro. De repente, aquele modus operandi se tornou completamente insuficiente e retrógrado, sobretudo para companhias da área, criadoras de softwares e serviços ligados à rede.
Como, então, conseguir aumentar a velocidade de inovação, design e resolução de problemas, sem perder a organização e a eficiência? Para atender a todas essas necessidades, surgiu a metodologia Ágil, que, hoje, pode ser aplicada com vantagens em qualquer segmento, inclusive, é claro, na Odontologia.
“A metodologia Ágil é um conjunto de medidas práticas que objetivam disponibilizar, de forma rápida, serviços e produtos de alta qualidade por meio do desenvolvimento de um projeto com foco nas necessidades do cliente e nos objetivos da organização”, define o professor Marcelo Tavares da Silva, da FIA Business School. “Ela surgiu nas organizações que desenvolviam software, nos anos 1990, e que enfrentavam atrasos nas entregas de seus projetos. Daí, derivaram várias metodologias ágeis que hoje são utilizadas em diversas áreas e negócios”, acrescenta.
O método consiste em planejar as ações necessárias no dia a dia ou para efetuar alguma melhoria, dividi-las em etapas e entre equipes e, constantemente, avaliar o que está sendo feito, de preferência com a ajuda de ferramentas visuais, para entender mais rapidamente as demandas de melhorias e ajustes.
METODOLOGIA ÁGIL: COMO FUNCIONA?
Em vez de esperar o término de um processo para, só então, começar outro, a metodologia Ágil permite que as necessidades sejam atendidas ao mesmo tempo, mas de uma forma enxuta. Para isso, o ideal é dividir os projetos em etapas menores, coordenadas por equipes específicas, que ficarão atentas tanto para o surgimento de problemas quanto para eventuais aprimoramentos que precisem ser feitos no meio do caminho.
“O principal objetivo é eliminar as complicações e as atividades improdutivas nos processos da organização. As tarefas são decompostas em outras menores de forma que seja fácil e rápido identificar os recursos necessários à sua realização. Com isso, as ações são tomadas próximas aos pontos críticos, com transparência de recursos empregados e em constante contato com os clientes”, aponta Silva. “Essa metodologia pode ser aplicada a qualquer tipo e porte de organização. Na realidade, pode ser aplicada também em conjunto com outras metodologias, pois elas não são excludentes”, diz ele.
ODONTOLOGIA ÁGIL
Para os consultórios dentários, o modelo Ágil de gestão também pode ser vantajoso. De acordo com a ortodontista Carina Montalvany Antonucci, especialista em Gestão, Ensino e Inovação em Odontologia do Empreendedor Dentista e sócia-proprietária do Studio A Exclusive Dental Care, ao aplicar a metodologia em consultório é possível construir uma comunicação mais eficiente e dinâmica tanto entre a equipe quanto com os pacientes. “O método Ágil pode ser empregado utilizando algumas ferramentas como o quadro Kanban e o Scrum, que otimizam e organizam os processos de gestão e atividade do consultório. Esses frameworks são interessantes para distribuir tarefas e acompanhar de perto o andamento das atividades previstas”, aponta.
O Kanban é uma ferramenta de sinalização. Em um quadro (ou em um arquivo compartilhado), visível a todos, organizam-se as tarefas que ainda precisam ser feitas, as que estão em progresso e as que foram concluídas. Então, elas vão sendo acrescentadas, retiradas ou movidas de uma coluna de status para outra, conforme as etapas forem sendo realizadas. Assim, fica mais fácil entender e remover gargalos, já que todos identificam as tarefas que se acumulam ou que estão travadas, por exemplo.
Para aplicar a ideia em um contexto de consultório, dá para imaginar o uso no atendimento ao paciente, para visualizar diagnósticos e acompanhamentos. Outra situação é a implantação de algum processo novo, como um sistema automatizado. A compra de suprimentos também pode ser aprimorada dessa forma.
Já o Scrum consiste em organizar um projeto, uma melhoria ou mesmo a rotina de atendimentos — no caso de gestão em saúde — em um passo a passo necessário para sua conclusão. Alguns dos pontos de divisão são conhecidos como sprint (período previsto para o projeto acontecer), sprint review (reuniões em que serão avaliadas as entregas, para ver se está saindo tudo de acordo com o planejado ou se algo precisa ser corrigido) e sprint retrospective (quando se olha o que já foi feito para ver o resultado, o feedback, a possibilidade de aprimoramento). É uma forma de planejar e de acompanhar o que está sendo realizado para identificar e corrigir possiveis erros de maneira mais ágil.
QUAIS SÃO AS VANTAGENS?
Seja o método Ágil aplicado sozinho ou combinado a outros modelos de gestão (você conheceu alguns dos mais famosos nas edições anteriores de Conexão Odontroprev), o importante é identificar, testar e aplicar a organização da forma que melhor se adapta aos seus objetivos e à sua equipe.
“Todas essas metodologias auxiliam e muito nossa rotina como gestores/profissionais da saúde, pois criam oportunidade para brainstorming em busca de inovações, estimulam os testes de novos produtos ou serviços, melhoram nossa comunicação entre o time e os pacientes, organizam as atividades e deixam claro quem é o responsável pela execução de cada uma das tarefas”, explica Carina. “Dessa forma, criamos um ambiente muito mais propenso ao crescimento, focado em diferenciação e posicionamento de mercado, além de reduzir o desentendimento entre a equipe, já que todos compreendem bem o seu papel dentro do todo para fazer o consultório prosperar”, completa.
