PDCA: um modelo para melhoria contínua
Seja para implantar novos processos e ações, seja para acompanhar o funcionamento e a eficiência das atividades em andamento, o PDCA organiza todas as etapas dos projetos, para você não perder nenhum detalhe e buscar o aprimoramento
Administrar o consultório na base do “conforme os problemas aparecem, descobrimos como resolver” é comum para profissionais de saúde, incluindo, é claro, os cirurgiões-dentistas. Isso porque é raro que as instituições ofereçam formação em gestão ou ressaltem sua importância. A grade curricular básica não costuma contemplar noções sobre visão e organização de negócios. No entanto, entender quais são os modelos de gestão existentes e o que se aplica melhor aos recursos disponíveis, à sua filosofia de trabalho e ao que você quer alcançar faz toda a diferença, tanto no dia a dia quanto nos resultados, como você viu na edição anterior de Conexão UNNA.
A partir de agora, a ideia é se aprofundar sobre alguns dos modelos de gestão atuais mais eficientes, para ajudar você a escolher aquele que mais se adéqua ao seu consultório e colocá-lo em prática. “A gestão eficiente é tão importante quanto a competência técnica do profissional, pois um bom médico ou dentista inserido em um ambiente que não tenha processos de gestão eficazes pode estar fadado à insatisfação profissional”, diz a ortodontista Carina Montalvany Antonucci, especialista em Gestão, Ensino e Inovação em Odontologia do Empreendedor Dentista e sócia-proprietária do Studio A Exclusive Dental Care.
Para ela, adotar um modelo de gestão eficiente de acordo com a realidade específica de cada clínica ou consultório é fundamental para aumentar a qualidade do ambiente de trabalho e criar métodos de controle financeiro e de processos internos, além de refletir diretamente no relacionamento entre os colaboradores e os pacientes. Vamos começar pelo PDCA?
PDCA NA TEORIA…
O PDCA é uma metodologia sequencial de acompanhamento de atividades baseada em etapas. O “P” vem de Planejar (Plan, em inglês), ou seja, estabelecer as metas e os indicadores e elaborar um plano de ação para atingi-los. O “D” significa Executar (Do, em inglês). Nessa etapa, cada colaborador realiza as atividades que constam no plano de ação elaborado anteriormente. Em seguida, é a vez do “C”, que vem de Controlar (Control, em inglês), etapa em que se verifica o atingimento das metas, quanto falta e o que falta para atingi-las.
Por último, está o “A”, que vem de Agir (Act, em inglês). É uma espécie de recálculo da rota, isto é, a reorganização das atividades, conforme necessário, para atingir as metas. “Trata-se de uma metodologia de gerenciamento aplicada para a melhoria contínua”, diz Carina. “Por isso, pode ser empregada principalmente quando a intenção é implantar novos processos ou fazer uma ação nova no consultório”.
…E NA PRÁTICA
De acordo com o professor Marcelo Tavares da Silva, da FIA Business School, o PDCA é um dos modelos de gestão mais adotados em pequenas e médias organizações, como consultórios e clínicas, por ser mais simples, mais divulgado e por ter sido predecessor dos outros métodos. Em outras palavras, ele foi um dos pioneiros. E sua popularização não aconteceu à toa.
“O modelo pode ser aplicado na gestão de colaboradores, por exemplo, com o estabelecimento de metas para medir a satisfação do paciente durante a jornada dele no consultório”, diz o especialista. “Assim, é possível mapear todas as interações do paciente com o consultório e pedir sua avaliação, conforme cada tipo de experiência. Então, essa avaliação do paciente pode ser comparada com a meta esperada”, explica. Outras áreas nas quais o PDCA também pode ser útil são o controle de estoque, a redução do tempo clínico de procedimentos e até mesmo a segurança do paciente. Para chegar à meta estabelecida, é traçada uma estratégia do que precisa ser feito (Plan), as tarefas são distribuídas aos colaboradores responsáveis por cada uma e eles entram em ação (Do). Depois de um período pré-estabelecido na etapa do planejamento, a execução é revista para ver se os objetivos foram atingidos ou não e quanto falta para que isso aconteça (Control). “Se os resultados estiverem abaixo da meta, ações são estabelecidas e tomadas com o objetivo de atingir o objetivo determinado. Se estiverem acima ou igual à meta, podem-se premiar os colaboradores envolvidos (Act)”, exemplifica.
Na verdade, trata-se de organizar tanto as ações novas quanto as já existentes no consultório e estabelecer objetivos para cada uma delas, traçando um plano factível, com o passo a passo de como chegar até eles, mostrando quem ficará responsável por cada etapa do processo e acompanhando o andamento, para entender o que foi atingido e o que precisa ser recalculado. É um método que pode ser utilizado, em combinação com outros modelos de gestão, para projetos pontuais.
O mais importante é sua eficiência em compreender os pontos fortes e fracos da gestão e do trabalho de cada um. Desse modo, fica fácil enxergar as mudanças que precisam ser realizadas em prol da satisfação dos clientes, passando pela organização do trabalho dos colaboradores e, é claro, do cirurgião-dentista.
